Schülersammellisten für Schüleraustausch und internationale Schulfahrten
Internationale Begegnungen in Schulpartnerschaften oder Schulfahrten ins Ausland gehören heute zum Alltag an vielen Schulen. Schüler:innen bringen aber auch unterschiedliche Staatsangehörigkeiten, Reisedokumente und aufenthaltsrechtliche Voraussetzungen mit. Dadurch entstehen bei diesen Fahrten – vor allem der Ein- und Ausreise – rechtliche Hürdenm die einzelnen Jugendlichen eine Teilnahme erschweren oder sie ganz unmöglich machen. Hier helfen Schülersammellisten. Sie erleichtern einen Schulaustausch und machen gemeinsame Auslandsaufenthalte möglich.
Dieser Beitrag erklärt, was Schülersammellisten sind, wann sie benötigt werden und welche Bedeutung sie für internationale Bildungsangebote haben.
Können Schülerinnen und Schüler ohne deutsche Staatsangehörigkeit an einem Schüleraustausch teilnehmen?
Ja, grundsätzlich können auch Schülerinnen und Schüler ohne deutsche Staatsangehörigkeit an internationalen Schulfahrten, Schulpartnerschaften und Austauschprogrammen teilnehmen. Je nach Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und Reiseziel können jedoch besondere Einreise- oder Aufenthaltsbestimmungen gelten. Schülersammellisten können unter bestimmten Voraussetzungen dazu beitragen, die gemeinsame Teilnahme einer Schulgruppe zu erleichtern.
Müssen alle Teilnehmenden auf einer Schülersammelliste aufgeführt werden?
Ja. Eine Schülersammelliste umfasst grundsätzlich die gesamte Reisegruppe. Daher werden alle teilnehmenden Schülerinnen und Schüler auf der Liste erfasst – unabhängig davon, ob sie die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen oder nicht.
Ersetzt eine Schülersammelliste einen Reisepass oder ein Visum?
Eine Schülersammelliste ist kein allgemeiner Ersatz für Reisepässe oder Visa.
Unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen kann sie jedoch Funktionen übernehmen, die die Ein- oder Wiedereinreise einzelner Schülerinnen und Schüler erleichtern. Welche Regelungen gelten, hängt vom jeweiligen Einzelfall und vom Reiseziel ab.
An wen können sich Schulen bei Fragen zu Schülersammellisten wenden?
Schulen sollten sich bei Fragen zu Schülersammellisten frühzeitig an die für sie zuständige Ausländerbehörde wenden. Diese kann Auskunft zu den geltenden Verfahren und den erforderlichen Unterlagen geben.
Je nach Bundesland oder Schulart können auch die zuständigen Schulbehörden oder Schulverwaltungen Ansprechpartner sein.
Da die Voraussetzungen vom Einzelfall abhängen, empfiehlt sich eine frühzeitige Klärung bereits in der Planungsphase einer internationalen Schulfahrt oder eines Schüleraustauschs.
Gilt eine Schülersammelliste auch für Jugendbegegnungen, Vereinsfahrten oder private Reisen?
Nein. Schülersammellisten gelten nur bei schulisch organisierten Gruppenreisen. Sie kommen beispielsweise bei Schüleraustauschprogrammen, Schulpartnerschaften, Klassenfahrten oder anderen schulischen Begegnungen zum Einsatz. Für private Reisen oder Fahrten von Vereinen, auch von Jugendfreizeiten in den Ferien, gelten andere Regelungen.
Aktuelle Aufmerksamkeit erhält das Thema durch eine neue Vereinbarung zwischen Deutschland und dem Vereinigten Königreich: Ab dem 1. August 2026 wird für schulische Gruppenreisen wieder ein eigenes Schülersammellistenverfahren eingeführt. Für viele Schulen erleichtert dies die Planung von Austauschprogrammen und Begegnungsreisen mit Partnern im Vereinigten Königreich erheblich. Gleichzeitig lenkt die Regelung den Blick auf ein Instrument, das seit Jahrzehnten internationale Mobilität und Teilhabe im schulischen Austausch unterstützt.
1. Wozu braucht man Schülersammellisten?
Internationale Fahrten gehören an immer mehr Schulen ganz selbstverständlich zum Alltag. Schulpartnerschaften, Austauschprogramme, Projektwochen oder Klassenfahrten ermöglichen jungen Menschen wichtige Erfahrungen über Ländergrenzen hinweg.
In der Praxis bringen Schüler:innen jedoch unterschiedliche Voraussetzungen mit. Während die einen die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen, haben andere eine andere EU-Staatsangehörigkeit oder stammen aus Drittstaaten.
Bei internationalen Schulfahrten kommt es daher zu Problemen, wenn für Schüler:innen einer Klasse unterschiedliche Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen gelten. Ohne besondere Regelungen müssten für Einzelne teilweise gesonderte Visa beantragt werden oder werden zusätzliche Dokumente benötigt. Im ungünstigsten Fall könnten einzelne Schüler:innen nicht an der Fahrt teilnehmen.
Genau hier setzen Schülersammellisten an. Sie bedeuten eine Erleichterung für schulische Gruppenreisen und helfen dabei, dass Schüler:innen mit unterschiedlichen rechtlichen Voraussetzungen gemeinsam reisen können.
2. Was ist eine Schülersammelliste?
Eine Schülersammelliste ist eine Liste aller mitreisenden Schüler:innen. Sie dient als besonderes Dokument für internationale schulischen Reisen und erleichtert unter bestimmten Voraussetzungen die Einreiseformalitäten. Die Liste wird von der Schule für die gesamte Reisegruppe erstellt und führt alle Teilnehmenden auf. Je nach Verfahren kann sie von zuständigen Behörden bestätigt oder ergänzt werden. Zum Einsatz kommt sie etwa bei Schüleraustauschprogrammen, Klassenfahrten, Begegnungen oder anderen schulisch organisierten Gruppenreisen.
Je nach Einzelfall kann die Schülersammelliste unterschiedliche Funktionen erfüllen. Besonders wichtig ist ihre Rolle für diejenigen, die nicht die Staatsangehörigkeit eines EU-Mitgliedstaates besitzen.
Für sie kann die Liste unter bestimmten Voraussetzungen als Pass- oder Visaersatz dienen. Sie bestätigt zugleich, dass die aufgeführten Personen in Deutschland wohnen und wieder nach Deutschland zurückkehren dürfen. Das ist vor allem bei Jugendlichen mit unsicherem oder besonderem Aufenthaltsstatus wichtig.
3. Für welche Reisen und Länder ist sie relevant?
Schülersammellisten sind vor allem für schulische Reisen innerhalb Europas von Bedeutung - also nicht zuletzt Deutschlands Nachbarstaaten Frankreich, Polen, Tschechien. Eine rechtliche Grundlage besteht insbesondere für Reisen innerhalb der Europäischen Union. In der Verwaltungspraxis wird das Verfahren aber auch für Reisen nach Norwegen, Island, Liechtenstein und in die Schweiz genutzt.
Bis zum Brexit galten vergleichbare Erleichterungen auch für Reisen in das Vereinigte Königreich, entfielen aber mit dem Austritt des Landes aus der EU. Ab dem 1. August 2026 tritt nun wieder ein eigenes Verfahren für Schulgruppenreisen zwischen Deutschland und UK in Kraft.
Wichtig: Schülersammellisten sind kein allgemeines Reisedokument für beliebige Auslandsreisen. Sie wurden speziell für schulische Gruppenreisen entwickelt und sind an bestimmte rechtliche Voraussetzungen gebunden.
4. Wer erstellt und bestätigt die Liste?
Die Schülersammelliste wird grundsätzlich von der Schule erstellt.
Je nach Verfahren und Bundesland sind unterschiedliche Behörden beteiligt. In der Regel erfolgt eine Bestätigung durch die zuständige Ausländerbehörde, insbesondere wenn die Liste für Schüler:innen mit besonderem Aufenthaltsstatus genutzt wird.
Schulen sollten frühzeitig prüfen, ob eine Schülersammelliste erforderlich sein könnte und welche Stellen in ihrem Bundesland zuständig sind. Da die Bearbeitung Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt sich eine möglichst frühzeitige Vorbereitung.
5. Welche Erleichterungen kann eine Schülersammelliste bringen?
Schülersammellisten können dazu beitragen, internationale Schulfahrten und Schüleraustausch für alle Teilnehmenden einer Schulgruppe zu ermöglichen. Die konkreten Wirkungen hängen vom jeweiligen Einzelfall ab. Grundsätzlich kann sie
- die Einreise ins Zielland erleichtern, denn sie ersetzt für bestimmte Schüler:innen ein erforderliches Visum,
- die Wiedereinreise nach Deutschland sicherstellen, denn sie ersetzt unter bestimmten Voraussetzungen einen sonst erforderlichen Aufenthaltstitel oder ein Visum,
- Verwaltungsverfahren vermeiden,
- die Teilnahme von Schüler:innen mit unterschiedlichen Aufenthaltsstatus zu erleichtern und so
- die gemeinsame Reise einer Schulgruppe möglich machen.
Gerade für Schulen mit einer vielfältigen Schülerschaft hat dies große praktische Bedeutung. Schülersammellisten helfen dabei, rechtliche Hürden abzubauen und Teilhabe zu ermöglichen.
6. Was müssen Schulen beachten?
Die Erstellung einer Schülersammelliste ist ein wichtiger Teil der Vorbereitung internationaler Schulfahrten und von Schüleraustauschprogrammen. Schulen sollten insbesondere frühzeitig klären,
- welche Staatsangehörigkeiten die Teilnehmenden besitzen,
- welche Reisedokumente vorhanden sind und ob aufenthaltsrechtliche Voraussetzungen vorliegen,
- welche Anforderungen im jeweiligen Zielland gelten,
- welche Fristen für die Beantragung oder Bestätigung einer Schülersammelliste zu beachten sind.
Die Regelungen können je nach Reiseziel und persönlicher Situation unterschiedlich ausfallen.
7. Ein europäisches Instrument mit großer Wirkung
Schülersammellisten sind das Ergebnis europäischer Integrationsbemühungen und verfolgen bis heute ein wichtiges Ziel: Internationale Begegnungen und Schüleraustausch sollen möglichst vielen jungen Menschen offenstehen – unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Aufenthaltsstatus.
Grundlage des Verfahrens ist ein Beschluss des Rates der Europäischen Union vom 30.11.1994 über „Reiseerleichterungen für Schülerinnen und Schüler aus Drittstaaten mit Wohnsitz in einem Mitgliedstaat“. Ziel war es, Hindernisse für schulische Gruppenreisen abzubauen und die Mobilität junger Menschen zu fördern. In Deutschland wird das Verfahren insbesondere durch § 22 der Aufenthaltsverordnung (AufenthV) geregelt.
Die Schülersammelliste zeigt, wie europäische Regelungen dazu beitragen können, internationale Bildungsangebote zugänglicher zu machen. Ihre praktische Bedeutung wird häufig erst sichtbar, wenn solche Erleichterungen fehlen oder eingeschränkt werden.
8. Neue Regelung für Reisen ins Vereinigte Königreich
Ab dem 1. August 2026 wird für schulische Gruppenreisen zwischen Deutschland und dem Vereinigten Königreich wieder ein eigenes Schülersammellistenverfahren eingeführt. Damit steht Schulen nach mehreren Jahren erneut ein Instrument zur Verfügung, das die Teilnahme bestimmter Schülerinnen und Schüler an Austauschprogrammen, Begegnungsreisen und Klassenfahrten erleichtern kann.
Da für Reisen in das Vereinigte Königreich besondere Einreisebestimmungen gelten können, sollten sich Schulen frühzeitig über die aktuellen Voraussetzungen informieren. Ausführliche Informationen stellt der Pädagogische Austauschdienst (PAD) auf einer Informationsseite bereit.
Weitere Informationen zu Schulaustausch mit dem Vereinigten Königreich bieten UK-German Connection und die Programme des PAD zum schulischen Austausch mit dem Vereinigten Königreich (inkl. Praxisbeispielen und weitere Informationen).
Rechtsgrundlagen
Deutschland: § 22 Aufenthaltsverordnung (AufenthV)
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick über das Instrument der Schülersammelliste. Er ersetzt keine Rechtsberatung und kann die Prüfung des jeweiligen Einzelfalls nicht ersetzen.
Die konkreten Voraussetzungen können je nach Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Reiseziel, Transitstaaten und aktueller Rechtslage abweichen oder nicht zutreffen. Zudem können sich Zuständigkeiten und Verwaltungsverfahren zwischen den Bundesländern unterscheiden.
Schulen, Lehrkräfte und Organisator internationaler Begegnungen sollten sich daher frühzeitig über die für ihre Reise geltenden Regelungen informieren. Verbindliche Auskünfte erteilen die jeweils zuständigen Schulbehörden, Ausländerbehörden sowie die für das Zielland zuständigen Stellen.